Há algum tempo, eu me peguei fazendo tarefas repetitivas: exporta planilha, atualiza CRM, avisa equipe no WhatsApp, preenche relatório. Mas ao descobrir o Zapier, percebi que, sim, é possível montar uma esteira automática e deixar o trabalho fluindo, como se a tecnologia fosse meu estagiário de confiança. Quero te mostrar, de um jeito simples, como criar seus próprios workflows automáticos no Zapier. Se você está começando ou já tentou e se enrolou, este é seu guia para entender, testar e implementar no seu dia a dia uma automação sob medida, alinhada ao jeito prático da comunidade Guilds.
O que é Zapier e por que automatizar tarefas?
Antes de qualquer coisa, gosto de responder àquela dúvida clássica: "Mas eu preciso de automação?". Honestamente, se você já sentiu aquela fadiga ao fazer algo pela milésima vez, então precisa. O Zapier conecta, sem código, plataformas que talvez nunca conversariam entre si naturalmente: Google Sheets, Trello, WhatsApp, Gmail, Notion e centenas de outras. Você cria regras, chamadas de "Zaps", que dizem ao Zapier: "quando acontecer X, faça Y automaticamente". Isso libera sua cabeça para pensar em soluções, ideias novas e até dar conta do cliente que chega sem avisar.
Inclusive, quando conheci a Guilds, vi que promover automações não é só ganhar tempo, é estimular o desenvolvimento profissional, a inovação e até o aprendizado integrado, como a gente faz nos cursos da Guilds. Automatize, e você vai sentir.
Primeiros passos: preparando seu terreno
Não precisa saber programar, nem ser especialista em TI. Basta ter clareza de duas coisas:
- Quais tarefas você faz repetidamente no seu fluxo de trabalho
- Quais apps ou plataformas você usa ao longo do dia
É só isso. Porque, para criar automações, você só precisa identificar onde dói para depois "colocar um robô" ali. Comece criando sua conta gratuita no Zapier, com um e-mail e senha. Pronto, você já pode criar Zaps.
Como funciona um workflow no Zapier?
Um workflow, ou Zap, segue uma lógica “se/isso/então/aquilo”:
- Você escolhe um evento gatilho (ex: receber um novo e-mail no Gmail).
- Define uma ou várias ações que ocorrem automaticamente (ex: adicionar um item no Trello ou mandar mensagem no Slack).
Um Zap é só um gatilho + uma ou mais ações.
É possível criar automações simples (“um para um”) e também fluxos complexos com múltiplos passos, ramificações, delays, filtros, buscas ou até loops, se você resolver assinar os planos mais avançados. Incrível como tudo isso cabe dentro de uma interface amigável.
Criando seu primeiro workflow: passo a passo
Vou simular aqui um exemplo que já me salvou tempo:
Quando um novo lead preencher um formulário no Google Forms, adicionar automaticamente o nome e e-mail numa planilha do Google Sheets e enviar um alerta para o meu WhatsApp.
- Criar o trigger (gatilho)
- No Zapier, clique em “Create Zap”.
- Escolha Google Forms como app de origem.
- Selecione “New Response in Spreadsheet” como evento.
- Conecte sua conta Google e selecione o formulário correto.
- Adicionar a primeira ação
- Selecione Google Sheets como app de destino.
- Escolha o evento “Create Spreadsheet Row”.
- Conecte sua conta, localize a planilha certa e mapeie os campos.
- Adicionar a segunda ação
- Selecione WhatsApp (usando algum serviço integrado disponível no Zapier que permita envio pelo WhatsApp, como Twilio).
- Configure para enviar mensagem para seu número com alerta do novo lead.
- Testar e ativar
- Clique em “Test” para simular.
- Se funcionar, clique em “Turn on Zap”.
Pronto! Você já automatizou um processo inteiro sem escrever uma linha sequer de código.
Ideias de automações para quem está começando
Se você precisa de inspiração, aqui estão algumas automações muito procuradas por empreendedores, autônomos e equipes enxutas:
- Salvar anexos de e-mails em pastas do Google Drive
- Enviar notificações automáticas de vendas feitas no seu e-commerce para WhatsApp ou Telegram
- Atualizar banco de contatos a partir de formulários online
- Marcar compromissos no Google Agenda automaticamente ao receber leads
- Gerar tarefas no Trello cada vez que alguém menciona sua empresa no Twitter
Criatividade não tem limite, e muitos destes fluxos você encontra prontos no catálogo do Zapier. Porém, dentro da Pocket Hacks Express, costumo reunir checklist de automações práticas, direto ao ponto, para quem quer ação rápida e resultado sem enrolação.
O poder da integração e colaboração nas automações
Não é por acaso que comunidades como a Guilds incentivam o uso de plataformas colaborativas. Segundo um estudo sobre plataformas colaborativas como GitHub, mais de 2 milhões de usuários e 5 milhões de repositórios mostraram como a integração de sistemas transforma o desenvolvimento de projetos. Automação vai além de economia de tempo, ela permite que times focam no que realmente faz a diferença, troquem conhecimento e inovem juntos.
E quando combinamos automação com elementos de gamificação, o engajamento dispara. Um estudo sobre gamificação em empresas comprova que trabalhadores se motivam mais quando processos contam com estímulos inteligentes, como automações que reduzem burocracias.
Personalizando suas automações: filtros, delays e webhooks
Para quem já se sente confortável no básico, vale conhecer recursos como:
- Filtros: só executa a automação se preencher certos critérios (por ex., apenas leads de um estado específico ou só vendas acima de determinado valor).
- Delays: adiciona um intervalo de tempo antes da próxima etapa (útil para evitar spam, por exemplo).
- Webhooks: conecta apps externos não listados no Zapier via URLs de integração personalizadas.
Na Guilds Craft, por exemplo, sempre usamos esses recursos para criar protótipos que exigem lógica mais robusta ou validação de dados em múltiplos passos. Recomendo muito experimentar essas opções com calma, os insights vêm no teste!
Automação e análise: dados mais inteligentes
Um ponto que faz diferença para mim é quando as automações também servem para reunir dados em tempo real. Você não só agiliza tarefas mas também constrói relatórios, dashboards e alertas para acompanhar sua operação de perto. Isso se reflete no que pesquisadores demonstraram ao automatizar análises de grandes volumes de dados. Decisões rápidas e informadas ficam a um clique.
Já precisei, por exemplo, criar Zaps que pegavam cada venda aprovada e reuniam tudo num painel para checar estoque, receita e até previsão de entrega. Menos planilhas manuais, mais visão panorâmica.
Zapier ou concorrentes? O que considerar
É verdade: existem concorrentes do Zapier, como Make e Integromat, mas, na real, sempre acabo voltando para o Zapier pela simplicidade, quantidade de integrações e suporte em português. Vejo que o diferencial na Guilds está exatamente nisso, entendemos que a experiência do usuário conta muito mais do que só ter recursos avançados. No Zapier, o onboarding é leve e didático, além de muitas automações já virem semi-prontas para adaptar ao seu cenário.
Nossas oficinas no Guilds Academy enfatizam transformar o conhecimento em ação e evolução profissional/tecnológica através de ferramentas práticas, como o próprio Zapier e suas integrações.
Conclusão: automatize e ganhe tempo para o que importa
O segredo não é automatizar tudo, mas automatizar o que toma tempo e pouca criatividade. Assim, sobra espaço para pensar grande, inovar, lançar novos projetos, exatamente como queremos estimular na Guilds, com nossos produtos, oficinas e serviços.
Comece com o simples e ganhe tempo para criar o extraordinário.
Quero te convidar a conhecer melhor a Guilds. Nos propomos a unir aprendizagem, criação e tecnologia para transformar realidades, e as automações são só uma das formas de colocar isso em prática. Fique à vontade para acessar nossos materiais exclusivos, tirar dúvidas e dar o próximo passo rumo à autonomia digital. Tudo começa por aqui: Guilds.
Perguntas frequentes sobre workflows no Zapier
O que é um workflow no Zapier?
Um workflow no Zapier é uma cadeia de ações automáticas ativadas por um evento específico em um aplicativo conectado. Funciona como uma receita: quando algo acontece em um app (o gatilho), uma ou mais tarefas são executadas em outros apps, sem sua intervenção manual.
Como criar um zap passo a passo?
Para criar um Zap no Zapier, comece escolhendo um evento que sirva de gatilho, conecte sua conta do app de origem, selecione uma ou mais ações em outros apps e faça os mapeamentos necessários entre os campos. Depois, teste para garantir que funciona e ative o Zap para rodar automaticamente.
Quais são os apps mais usados no Zapier?
Os apps mais comuns no Zapier incluem Gmail, Google Sheets, Trello, Slack, Google Forms, WhatsApp via integrações, Mailchimp e Notion. Muitos empreendedores também integram ERPs, plataformas de vendas e CRMs, além de ferramentas exclusivas que só existem no ecossistema Zapier.
Zapier é gratuito ou pago?
Zapier oferece um plano gratuito com limitações de número de Zaps ativos e frequência de execução. Para workflows mais complexos, múltiplos passos ou integrações premium, existem planos pagos, que liberam recursos avançados e maior volume de operações.
Como automatizar tarefas com Zapier?
Basta escolher onde está seu trabalho repetitivo, identificar apps que precisam “conversar” e criar Zaps conectando triggers e ações entre eles. Quanto mais você explora, mais percebe novas possibilidades de automação, tornando seus fluxos ágeis e inteligentes.
